PERSONVERNERKLÆRING FOR GAULDAL FK

Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Gauldal Fotballklubb, heretter  GFK, samler inn og
behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder
mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige).
Organisasjonsleddet ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles
av organisasjonsleddet. Det daglige ansvaret er delegert til leder. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på
når det samles inn personopplysninger gjennom organisasjonsleddet og generell informasjon om hvordan vi
behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.

1. Vår bruk av personopplysninger

Organisasjonsleddet samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor
medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for
behandling av personopplysninger.
Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi
også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle
om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller
svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.

2. Utlevering av personopplysninger - Overføring av personopplysninger til tredjepart

Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i organisasjonsleddet som har et tjenstlig
behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine
personopplysninger ikke deles med noen utenfor organisasjonsleddet.
Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets
organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved
å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i idrettens sentrale
database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg
behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av
personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte organisasjonsleddet,
eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.
Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer
at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt
samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).
Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.

3. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i
organisasjonsleddet. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer,
epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger,
lisenser/forsikringer, overganger, kurs/kompetanse, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og

treningsavgift er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som
ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller
informere om dette.
I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om
allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger
om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige
kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.
Informasjonskapsler
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår
nettside vil alltid spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske
dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å
gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre
for at vi skal kunne føre statistikk over hvor ofte vårt nettsted generelt brukes.
Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler i din nettleser.

4. Grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i organisasjonsleddet er først og fremst
medlemsavtalen, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også
være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.
For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering
av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for
statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de
enkelte idrettene, noe vi også rapporterer videre til særforbund og NIF. Når vi behandler personopplysninger
på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med
bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede
interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god
administrering av idretten innenfor organisasjonsleddet.
Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får
innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som
vi i noen tilfeller behandler

5. Lagring av personopplysningene og sletting

Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se punkt 2 ovenfor) håndteres av NIF på vegne av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes personvernerklæringen på www.norgesidrettsforbund.no.
Organisasjonsleddet sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige
for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for åadministrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i organisasjonsleddet. Opplysninger om medlemmets foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.
Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en
innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi
slette dine opplysninger.
Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en
viss periode. Andre opplysninger vil og være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne
konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.

6. Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du
informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor organisasjonsleddet i
forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller
flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt.
Anmodningene kan rettes til https://gauldalfk.no/kontakt/.
Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste
tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på MinIdrett.
Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv)
kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger ved innlogging på MinIdrett.
Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot
behandlingen.
Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine
personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av
helseopplysninger eller publisering av bilder.
Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt
samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet
grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter,
kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til
idrettslaget, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dette omfatter eksempelvis opplysninger
som administreres under ditt medlemskap eller bilder. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de
aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk
mulig.
Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine
personopplysninger, kan du be om dette.
Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle
være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette
til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.
Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på
https://gauldalfk.no/kontakt/.

7. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne
erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning
fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om
hvordan vi beskytter din informasjon.